Datos y Selección en Excel

Ingreso de Datos

En la celda activa se ingresaran los datos, estos datos ingresados serán aceptados por Excel una vez que se haya presionado alguna de las siguientes teclas: Enter, Flechas de dirección o Tab.

Si se escribe una formula en una celda, esta formula hará referencia a otras celdas, el resultado se vera una vez aceptado el ingreso.

Modificar Datos

Para modificar el contenido de una celda se utiliza la tecla de función F2. Es muy útil cuando los datos o formulas que tiene varios caracteres, ha faltado o se modifica algún carácter entonces no sera necesario escribir nuevamente la formula o el dato.

Tipos de Datos

Excel trabaja con 3 tipos de datos, con los cuales podemos utilizar diferentes formatos:

Números: Tipo de datos que esta conformado por los numero de 0 al 9, el punto decimal, la barra diagonal, dos puntos para las horas y el espacio para números con fracción. Los números se colocaran automáticamente a la derecha del celda.

Debemos recordar que al ingresar números No debemos escribir con coma ni con el signo monetario, ya que excel no lo reconocerá como dato numérico y los resultados tendrán errores.

Formulas: Las formulas empiezan a escribirse con el signo igual, encargándose de realizar operaciones con los datos de la hoja estas formulas utilizan operadores y funciones.

Texto: Este tipo de dato utiliza caracteres alfabéticos asi como otros caracteres del teclado. Los datos de tipo testo se colocaran automáticamente a la izquierda de la celda.

Selección de celdas: Una vez que hemos escrito datos en la celda se podrán seleccionar para realizar diferentes acciones como mover, copiar, imprimir, gráficos, ordenar, etc.

Seleccionar celdas las podemos realizar con el mouse o con el teclado.

Seleccionar con el Mouse: Ubicar el puntero dentro de la celda y cuando se activa el puntero en forma de cruz blanca arrastrar en al mouse para seleccionar varias celdas agrupadas en forma rectangular.

Con el Teclado.- Manteniendo presionada la tecla [Mayusc] desplazar el puntero de celda con las teclas de desplazamiento.

Teclado y Mouse.- Manteniendo presionada la tecla [Ctrl] seleccionar con el puntero del mouse varios rangos de celda.

• Para seleccionar filas o columnas completas, ubicar el puntero del mouse en el encabezado de fila o columna y cuando el puntero cambia a la forma de flecha hacer clic.
• Puede seleccionar varias columnas o filas consecutivas o utilizando la tecla Ctrl, podrá seleccionar columnas o filas distantes.

Manejo de los datos

Copiar series de datos

En una hoja de cálculo en blanco, en la celda A1 escribir el mes Abril y luego arrastrar hacia abajo el cuadro de relleno de esa celda.

Como resultado se obtiene la copia de los demás meses a partir de Abril.

Ahora, en una celda escriba la palabra Lun (Lunes en forma abreviada) y luego arrastre su cuadro de relleno hacia abajo.

Los meses del año como lo días de semana serán reconocidos como elementos de serie, tantos si se los escribe en forma completa como en forma abreviada.

Copia de datos que no son considerados series

Como se puede ver, los textos simplemente no son elementos de series, y se copian tan iguales como fueron escritos en la celda .

Efecto que produce la tecla de Control [Ctrl.] al momento de arrastrar el cuadro de relleno para copiar una serie de datos.

En esta ocasión lo que antes generaba serie ahora el resultado sera copia de los datos. Una vez escrito el dato (Abril o 10) arrastre el cuadro de relleno hacia abajo y se copia los datos.

Que sucede cuando se copia con el cuadro de relleno no una, sino varias celdas seleccionadas.

• En el primer caso si seleccionamos 2 celdas con valores distantes y arrastramos hacia abajo el cuadro de relleno, se generara una serie.
• En el segundo caso seleccionamos los mismos datos que el primer caso, manteniendo presionando la tecla Ctrl, arrastramos el cuadro de relleno, se repitan los datos.
• En el tercer caso al escribir tres textos, al arrastrar el cuadro de relleno se copiaran los dato.

Uso de los datos

Para utilizar los datos correctamente en la creación de la hoja de calculo, tenemos 4 tipos de operadores.

Operadores matemáticos: Este tipo de datos realiza operaciones con datos que son necesariamente con datos de tipo numérico. Permite crear formulas haciendo uso de los operadores matemáticos respetando sus reglas. Estos operadores matemáticos son:

1. Cambio de signo ( - )
2. Porcentaje ( % )
3. Potencia ( ^ )
4. Multiplicación ( * )
5. División (  /  )
6. Suma ( + )
7. Resta ( - )

Debemos tener presente, si en una formula se debe ejecutar primero un operador de menor nivel este debe estar entre paréntesis. 

Operadores de Relación: Las fórmulas que usan operadores de relación, arrojan respuestas lógicas del tipo Verdadero o Falso, según como sea evaluada la comparación. Los datos a comparar pueden ser numéricos o de texto.

1. Mayor que ( > )
2. Menor que ( < )
3. Mayor o igual ( >= )
4. Menor o igual que ( <= )
5. Igual que ( = )
6. Diferente que ( < > )

Operador de Texto: Este operador se encarga de unir textos de diferentes celdas para formar frases. Los datos que se concatenan pueden ser del tipo texto o también numérico, pero el resultado de estas formulas son datos del tipo texto.

1. Concatenación ( & )

Operadores de Referencia: Se utilizan en las formulas para indicar qué se debe hacer con las celdas o los rangos de celdas, se utilizan con las funciones.

• Los dos puntos escritos entre dos coordenadas de celdas permiten hacer referencia a un grupo de celdas dispuestas en forma rectangular.
• La coma (o punto y coma) permite separar las celdas o rangos de celdas que se desean unir para una operación determinada.
• El espacio en blanco escrito entre dos rangos de celdas indica que se desea realizar una operación solamente con la intersección de ambos rangos, y no con todas las celdas en conjunto.